网络环境下地方高校人事档案信息化建设的研究

  网络环境下地方高校人事档案信息化建设的研究

  肖永菊

  (湖北医药学院,湖北 十堰 442000)

  【摘要】高校人事档案传统的管理模式已经不能适应当今网络时代对信息的需求。在信息技术、网络技术发展的环境影响下,加快高校我人事档案信息化建设步伐势在必行。通过分析高校人事档案信息建设化的现状及主要问题,进一步提出了高校人事档案信息化建设的对策。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词高校人事;档案;信息化

  作者简介:肖永菊(1961—),女,汉族,湖北十堰人,本科,湖北医药学院,副研究馆员,从事档案管理学研究。

  1高校人事档案信息化建设的必要性

  高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下,统一规划和组织采取一切有效措施和途经,充分应用计算机通信及网络等信息技术,对潜在于高校人事档案中的信息资源(非保密性的人事档案信息)进行整理、开发、管理并提供利用服务,实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。

  高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此,可以看出人事档案的使用频率非常高,传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求,迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设,从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息,有利于优化地方高校整体的人力资源结构,实现资源共享,进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。

  2地方高校人事档案管理的现状分析

  2.1人事档案意识薄弱

  一直以来,地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够,认为与教学、科研工作没有直接联系,不能为高校创造经济效益,只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门,下至教师,对人事档案的管理漠不关心,使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。

  2.2人事档案管理制度不完善

  大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定,仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面,这样形成的制度既缺乏可操作性,又没有明确的针对性,对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度,但由于管理不规范,在工作中无法加以落实,也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

  2.3地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑,难以实现网络环境下信息采集、共享

  有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台,所采用的技术大多很落后,有的甚至是被淘汰技术,先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是,重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低,甚至是“零”。

  2.4人事档案管理队伍建设落后,无法达到科学管理要求

  由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主, 档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等,无法开展信息咨询、网络检索等服务,难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面,十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才,这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、 存储、利用一体化等的应用,阻碍地方高校人事档案信息化建设,严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。

  3地方高校人事档案管理信息化实施途径探索

  3.1地方高校各级领导的重视,是做好人事档案管理工作的前提

  首先领导要定期了解人事档案工作情况,研究解决遇到的问题,加强督促、检查与指导,确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台,依托校园网,建立自己的档案网站和网页,占领网络这个宣传阵地,开展档案信息服务的窗口,这是新世纪档案宣传工作的新形式,也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等,广泛开展档案宣传,让更多的师生员工了解专业知识,关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式,可增强地方高校领导、教职工档案意识,扩大档案工作社会影响力,推动高校人事档案事业发展的重要途经。

  3.2建章立制规范管理,是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键

  在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件,同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要,以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规,建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度,此外,统一地方高校人事档案信息化建设标准,如:制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准,是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。

  3.3以信息技术做支撑,努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化,实现资源共享

  地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标,必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合,并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前,此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理,并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设,在坚持安全保密的原则下,建立访问查询权限,发挥档案信息资源服务作用,先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发,保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化,形成数据库群,进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。

  3.4加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设,是档案管理信息化建设的保障

  首先,要有高度的责任感,良好的职业道德,乐于奉献的精神,扎实的档案管理知识和科学知识。二是,熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是,加强地方高校人事档案信息化队伍建设,培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程,而且还能不断更新升级软件,变被动运用为主动开发,实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务,为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。

  总之,逐步推进网络环境下地方高校人事档案信息建设各项工作,实现高校人事档案管理科学化、网络化、规范化使档案管理人员所追求的目标。与时俱进,勇于创新,使档案管理专业人员努力的方向。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

  [1]林华叶.高校人事档案信息化建设的原则及关键问题[J].科技情报开发与经济,2008(21):181-183.

  [2]李娇.高校档案网站的信息资源整合研究[D].中山大学,2008(6).

  [责任编辑:邓丽丽]

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