浅谈档案工作中服务与管理的相辅相成

  浅谈档案工作中服务与管理的相辅相成

   文/ 大港油田采油三厂沧州实业公司张英慧

   【摘要】本文结合工作实际,论述了档案工作中服务与管理相辅相成关系问题。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词档案工作;服务;管理

   企业档案作为企业管理的一部分,是公司成长荣誉的积累,是领导决策制定的依据,是员工辛勤历练的证明。而档案管理作为企业管理工作的一部分,更是维护历史真容,提供服务依托的重要工作。

   一、摆正位置,端正思想,积极投身工作岗位

   档案工作大多数时候是默默无闻的,而它的职责又是细致入微的,上至公司下至个人统统都是它的服务对象。拿人事档案来说,它是个人身份、学历、资历方面的证明依据,与员工工资待遇、社保、组织关系等联系紧密,是个人生活工作积累的重要证明,更与员工自身的荣誉利益息息相关。从管理方面来说,员工申报职称,申报企业年金,确定退休年龄,代缴职工养老保险、失业保险和大病医疗统筹,工资调档晋档等等都需要人事档案提供相关的个人数据材料给单位,做好支撑工作。从服务方面来说,人事档案部门也可以依据个人档案向本人提供婚姻状况依据、家庭成员关系证明、入党政审手续材料、身份确认证明等等信息。它是对职工个人学习、工作、生活经历的原始记录,亦是职工享受各种社会待遇的凭证依据。由此,档案工作的重要性不言而喻。而如何将档案管理工作做深做细、做好做实,秉着以服务为宗旨做好本职工作是每个档案人应该思考的重要问题。作为档案管理人员,我们首先得摆对自己的位置,端正自己的态度,确立服务意识,从企业与员工实际利益出发,将企业与员工的现实需要作为工作的第一信号,服务群众、甘做人梯。这才是一个管理者应有的工作态度和行为准则。

   二、情系员工,真诚服务,实现自身挖潜增效

   有一个故事对我启发很深,哲学家苏格拉底的学生问他,怎样才能学到他博大精深的学问。苏格拉底听了以后没有直接作答,只是说:“我们今天就学一件最容易最简单的事情。”苏格拉底将胳膊向前甩又转向后甩,说:“从今天开始,每天重复这个动作300 下,大家能做到吗?”学生们哄堂大笑,这么简单的事情有什么困难的。一个月过去,苏格拉底问学生们:“那个动作都有哪些人坚持下来了?”九成的学生骄傲地举起了手。一年过去了,苏格拉底再一次问大家:“请告诉我,那个最容易最简单的甩手动作还有谁坚持下来了?”只有一人举起了手。他就是后来被大家熟知的古希腊另一位伟大的哲学家柏拉图。档案工作看起来并不难,但是每日每月每年的持之以恒,满腔热忱才是他对于从事者的磨砺。抱怨档案材料收集不及时,员工缺乏归档意识的时候,首先想想你的宣传工作有没有突出重点,有没有本着员工的利益角度出发,向他们讲解材料归档对于自身工作、生活的重要性;诉苦工作任务繁重,领导重视程度不高的时候,首先想想你的工作效率是不是有待提高,现阶段工作量有没有明确任务、立足当前,有没有突出的工作业绩可以展示上报。多反思、多总结、多沟通才是解决问题,提高效率的良方。

   在管理中,我一直在努力诠释一组推理公式:意愿+ 行动=意志;意志+ 方向= 坚持;正确的坚持+ 执著= 忠诚;忠诚+ 行动= 成功。只有自主地进行提升,把握正确的努力方向,在实际的工作中采取切实有效的举措,完善工作思路、创新工作手段、提升工作效率、强化工作质量,并且持之以恒、统筹兼顾、心无旁骛,才能真正地服务好员工,做好管理工作。

   三、勤奋学习,坦诚做人,逐步提高业务能力

   档案管理是一门系统的专业性的技术学科。而档案工作既是一门业务性的工作,又是一门管理服务性的工作。它以纸质档案为主要载体,以档案实体为管理中心,以手工操作为主要方式,以静态信息为服务手段。油田档案管理由于ERP 系统的加入,使得档案的管理服务模式与信息技术接轨。这就要求档案管理者既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。对于自身的业务水平需要精益求精,不断学习,用现代化的管理手段、管理办法、管理理念,规范对于档案材料的监督、收集、整理、审核、入库等各个环节的操作步骤,从而提高档案工作的服务水平,也更好地为企业的生产、经营,领导的决策、参照,员工的查询、确认提供服务依托。不断学习,努力提高专业知识和业务能力是档案管理人员的一项重要指标。

   学习是为了使自身达到理想的思想境界,而管理是与实际相结合的一个实践过程。首先,要认真履行管理者的职责之一——学习。学习贵在坚持与执著,贵在影响与带动。钻研业务、夯实基础是管理者必备的能力。当然,学习业务、钻研专业知识是学习,掌握技巧、熟悉工作流程是学习,及时总结、不断改进创新工作方式也是学习。学习方式不是重点,态度才是其中的关键。其次,忠诚地信守管理者的职责之二——服务。管理不是把自己凌驾于职工之上,而是静下心来真正地服务大众。档案管理说到底还是需要全体员工都积极配合的工作,档案填写时的严谨细心,材料归档时的积极主动,整理审核时的一丝不苟,裁剪入库时的耐心细致,看似只是档案管理员需要的业务素养,其实更多的还是靠各个专业路,各个环节的同志悉心配合才能做充分做完善。你为人人,人人为你,只有从员工的实际利益出发,将工作落实到实处,才能调动员工的情绪,从而积极配合完成各项工作。所谓众人拾柴火焰高,以小见大、细枝末节方能体现一个管理者的能力高低。

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